• Na het intikken van een zoekterm en klikken op de <Look Up> knop, toont het systeem eerst een alfabetische lijst van gepermuteerde thesaurustermen ("Permuted Index", d.w.z. alle onderdelen van de trefwoorden (die soms uit 5 of meer delen bestaan) worden in hun alfabetische context getoond. In dit stadium is automatische truncatie actief: de opgegeven term hoeft dus niet noodzakelijk voluit geschreven te worden. De cursor plaatst zich bij de thesaurus term die het opgegeven zoekwoord alfabetisch het dichtst benaderd.

• Vanuit deze alfabetische index kan men door op een term te dubbelklikken (of door te klikken op <Term Information>) overschakelen naar de eigenlijke hiërarchische trefwoordenstructuur. De bovenste helft van het venster toont uitgebreide informatie m.b.t. de trefwoorden in kwestie, hun geschiedenis en verwante termen. De onderste helft geeft de positie van de trefwoorden in de totaalstructuur weer. Niet alle niveaus zijn onmiddellijk zichtbaar, maar het aantal verdere onderverdelingen is wel steeds aangeduid. Door op de termen te klikken kan men doorheen de hele trefwoordenstructuur navigeren.

• Wanneer een specifiek trefwoord geselecteerd wordt, heeft men meestal de keuze tussen <Single Term> (het trefwoord op zich) of <Explode> (het trefwoord + alle daar onderliggende trefwoorden). Bv. "explode africa, western" = "africa, western + benin + burkina faso + cote d'ivoire + gambia + ghana + guinea + guinea-bissau + liberia + ... ", etc. Klik op de <Search Now> knop om verder te gaan.

• Subheadings Selection: bv. "epidemiology", "drug therapy". Subheadings kunnen de trefwoorden beperken tot specifieke aspecten. Het risico bestaat evenwel dat men een aantal records mist, die toch relevant zijn, maar waarvan de trefwoorden op subheading-niveau onvoldoende ingevuld werden. Daarom is het veiliger om <ALL - Apply All Subheadings> te kiezen en achteraf de resultaten tijdens het bekijken van de volledige set te limiteren (gebruik hiervoor <Mark>) of door deze set te combineren met extra trefwoorden. Klik op de <OK> knop om de thesaurus opzoeking te activeren.

Opgelet:

• Individuele thesaurus termen kunnen van zeer recente oorsprong zijn. Wanneer ze bij oudere database-secties gebruikt worden, zijn ze bijgevolg ineffectief. Controleer daarom steeds de definitie en geschiedenis van geselecteerde thesaurus termen.

• De ITG Library databases beschikken niet over een thesaurus.

• Wanneer meerdere databases geselecteerd zijn, kan het voorkomen dat de <Thesaurus> knop geïnactiveerd wordt, ook al beschikken sommige van de geselecteerde databases wel degelijk over een thesaurus module.

• "AND": sectie: zowel term1 als term2. E.g. "aids AND tuberculosis".

• "OR": : unie: term1 of term2 of zowel term1 als term2. E.g. "rwanda OR burundi".

• "NOT": exclusie: term1 maar niet term2. E.g. "mycobacterium NOT tuberculosis".

• Volgende mogelijkheden zijn speciale gevallen van de 'AND' operator. Ze specifiëren de afstand tussen twee termen:
  • "WITH": term1 en term2 komen samen voor in eenzelfde veld.
  • "NEAR": term1 en term2 komen samen voor in dezelfde zin.
  • "NEAR3": term1 en term2 komen samen voor in hetzelfde veld, maar maximaal 3 woorden van elkaar. Uiteraard kunnen ook andere waarden opgegeven worden, bv. 'NEAR2", "NEAR5", etc.
  • Geen operator: wanneer 2 of meer termen achter elkaar worden opgegeven zonder operator (bv. "viral diseases"), zoekt het systeem enkel records waarin beide termen samen voorkomen (cf. "AND"), maar selecteert ze enkel als beide termen elkaar onmiddellijk volgen - onafhankelijk van de onderlinge volgorde. Deze relatie is dus veel sterker dan "AND" en gelijkwaardig met "NEAR2".
  Bij het opgeven van zoektermen en operatoren wordt er geen onderscheid gemaakt tussen kleine en hoofletters!

Meer dan twee zoektermen of sets combineren

• Gebruik ronde haakjes om de gewenste onderlinge relaties te specifiëren. Volgende zoekformuleringen geven duidelijk verschillende resultaten, de tweede is normaal de meest zinvolle.
  • "malaria OR cholera AND rwanda OR burundi"
  • "(malaria OR cholera) AND (rwanda OR burundi)"
  • "(malaria OR cholera) AND rwanda OR burundi"

• Eerder gedefinieerde sets kunnen ook gecombineerd worden. Het nummer van de set dient dan wel steeds voorafgegaan te worden door het "#" symbool (gebruik de <Alt Gr> toets), anders word het ingetikte nummer zelf in de database opgezocht en niet de daarbij behorende set. Bv. "(#1 OR #6) AND (#3 OR #5)"

• Limiteren op jaar van publicatie.
  • Bv. "malaria AND vietnam AND PY=2005"
    of: "malaria AND vietnam AND 2005 IN PY
  • Bv. "ebola AND PY>1999"
  • Bv. "schistosomiasis AND PY=2003-2007

• Limiteren op taal.
  • Bv. "(aids OR hiv) AND rwanda AND LA=FRENCH"
    of: "(aids OR hiv) AND rwanda AND FRENCH IN LA"

• Limit op soort van publicatie
  • Bv. "leprosy IN KW AND PT=BOOK"
    of: "leprosy IN KW AND BOOK IN PT"
  • Bv. "(cholera AND ecuador) NOT PT=LETTER"
    of: "(cholera AND ecuador) NOT LETTER IN PT"

Records bekijken: <F4>

• Standaard scherm: in het onderste venster worden telkens de resultaten van de laatst gecreëerde set getoond. Dit venster kan vergroot worden door op de pictogrammen rechts onderaan het scherm te klikken.

• Het default recordformaat is niet in alle databases identiek (en kan trouwens op elke PC afzonderlijk ingesteld worden). Enkel een beperkte selectie van alle beschikbare velden wordt getoond. Andere velden kunnen opgeroepen worden met het menu <Options>, <Show Options...>. De volledige recordinhoud kan opgevraagd worden via de <All Fields>/<Brief Fields> knop onderaan het scherm.

• Klik op de liftbox rechts van het "display" venster of op de <PgDn> en <PgUp> toetsen om volgende of vorige schermen op te roepen.

• De gevraagde zoektermen worden binnen de records rood gemarkeerd. Ze kunnen ook opgezocht worden met de <Next hit> en <Previous hit> knoppen links onderaan het scherm.

• Specifieke woorden of woordcombinaties kunnen vanuit de getoonde records geselecteerd worden door er met de cursor op te klikken en de <Add to search> knop te activeren ("lateral searching").

• Tijdens het bekijken van de resultaten kunnen specifieke records geselecteerd worden om achteraf af te drukken of als bestand op schijf te bewaren. Klik daarom op de ruimte vóór de te selecteren records, of gebruik het menu-item <Mark>, <Mark Record>. De records worden dan gemarkeerd met een "checkmark" en een rode lijn links van het venster. Het volstaat een tweede keer te klikken om deze markering terug te verwijderen. Let er wel steeds op dat de cursor vóór het bewuste record staat.

• Parameters wijzigen: gebruik het 'drop-down' menu item <Options>, <Show options...>.
  • <Choose from these Fields/Fieldsets>: selecteer de velden uit het linkse venster door erop te dubbelklikken. Bv. "TI,TO,AU,SO".
  • <Field Labels>: "Short Field Names" vs. "Long Field Names" vs. "No Field Names".

  Verder zijn er nog twee interessante extra opties via het <Records> menu item:

  • <Sort Records>: Records rangschikken op basis van een specifiek veld, in stijgende of in dalende volgorde.
  • <Show Held Titles Only>: Enkel records die in de lokale bibliotheek beschikbaar zijn tonen.

Referenties als bestand bewaren (downloading): <F11>

• <File Name>: Bv. "download.txt" (de default "*.txt" extensie wordt hierbij aanbevolen).
• <Directories> en <Drives>: bv. "A:\" of "E:\TMP".
• <Download Range>: "Marked Records" vs. "All Displayed Records" vs. "Current Record [#1]" vs. "Records": zelf te bepalen. Bv. "2,5-9,11,14".
• <Download Fields>: "As Shown" vs. "Default" vs. "User-Selected" (gebruik "Options").
• <Options...>:
  • <Choose from these Fields/Fieldsets>: selecteer de velden uit het linkse venster door erop te dubbelklikken. Bv. "TI,TO,AU,SO,AB".
  • <Field Labels>: "Short Field Names" vs. "Long Field Names" vs. "No Field Names".
  • <Download Search History>: de gebruikte zoeksets mee bewaren.
  • <Download Record Numbers>: de recordnummers mee bewaren.
• Het rangschikken van records en de selectie beperken tot lokaal aanwezige documenten is blijkbaar enkel beschikbaar tijdens het bekijken van records, en dient bijgevolg vóór het downloaden geactiveerd te worden.

Wisselen van database(sectie): <F8>

• Om databasesecties te wisselen (binnen dezelfde database groep): klik op de <Database> knop of druk op <F8>, waarna een database selectemenu verschijnt. Selecteer één of meerdere secties door op erop te dubbelklikken; klik vervolgens op de <OK> knop.

• Zolang men de WinSPIRS software niet verlaat, kunnen zoeksets en zoekprofielen (eerder gecreëerd met andere database(sectie)s) gebruikt worden. Opgelet: zoeksets die gebruik maken van een thesaurus zijn niet altijd zonder meer overdraagbaar op voorgaande of volgende jaren van eenzelfde database. Om andere database(sectie)s te selecteren zonder de reeds gecreëerde zoeksets en zoekprofielen te behouden, gebruik het <File>, <Restart> menu item of druk op <F7>.

WinSPIRS verlaten: